Få indsigt i, hvordan vi håndterer dine medlemsdata sikkert og ansvarligt.
Her beskrives nøje, hvilke medlemsoplysninger vi indsamler, hvorfor vi anvender dem, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvordan du kan få adgang til eller få slettet dine oplysninger.
Vores databehandling
Her beskrives præcist, hvordan Gentofte Kinos Venner håndterer og beskytter dine medlemsdata i forbindelse med kontingentbetaling og medlemsadministration.
Indsamling af data
Vi indsamler kun nødvendige oplysninger såsom navn, kontaktinformation og betalingsoplysninger for at kunne administrere dit medlemskab.
Opbevaringstid
Medlemsdata opbevares sikkert i den periode, der er nødvendig for administration og regnskab, hvorefter de slettes.
Adgang og sletning af oplysninger
Du har altid ret til indsigt i dine data samt at få dem rettet eller slettet efter gældende databeskyttelsesregler.
Da der i nogle (heldigvis få) tilfælde har været tekniske problemer med identifikation af kontingentindbetalinger, har vi besluttet at oprette et egentligt medlemskartotek i forbindelse med kontingentbetaling. Det betyder også, at vi fremover vil kunne kommunikere bedre med medlemmerne via mail.
Indsamling og opbevaring af data
Ved oprettelse af medlemsskab udbeder vi os følgende oplysninger:
- navn (til identifikation af medlemmet)
- telefonnummer (anvendes alene, hvis e-mail ikke fungerer)
- e-mail (til påmindelse om udløb af medlemskab)
Senere kan der under profiloplysninger tilføjes
- ekstra e-mail (til nyhedsbreve – nyhedsbreve kan afmeldes)
Hjemmesiden er udstyret med certifikat, så den information, du angiver i tilmeldingsformularen, sendes sikkert til foreningens medlemsdatabase.
Oplysningerne opbevares herefter i foreningens medlemsdatabase, som foreningens medlemsadministrator og foreningens formand og kasserer har adgang til. Biografens personale har ligeledes adgang til medlemsoplysninger for at kunne udlevere fribilletter og give rabat ved omfattede særarrangementer.
Oplysninger opbevares så længe et medlem er aktivt (har betalt kontingent for mindre end et år siden). Da ikke alle medlemmer er lige opmærksomme på at forny deres medlemskab, vil oplysningerne desuden blive opbevaret i to år efter udløb af medlemskab, så medlemskabet kan genetableres på samme medlemsnummer i en periode efter udløb.
Ved anvendelse af venneforeningens Medlemsportal (administreret af Foreningsadministrator) gemmes cookies til at føre statistik og huske indtastede informationer – fx hvorvidt du er logget ind. Ingen cookies kan tilbageføres til det enkelte medlem.
Desuden opbevares indbetalingsoplysninger til foreningens regnskab i fem år iht. Bogføringsloven.
- navn på indbetaler
- afsenderkonto
- indbetalt beløb
- betalingsbemærkning/tekst til modtager (indeholder medlemsnummer)
Sletning og udlevering af data
Hvis du ønsker, dine oplysninger slettes umiddelbart efter udløb af medlemskab, bedes du kontakte medlemsadministrator (medlem@gentoftekinosvenner.dk).
Hvis du ønsker, alle oplysninger foreningen har registreret om dig og dit medlemskab udleveret eller slettet, bedes du kontakte formanden (formand@gentoftekinosvenner.dk). Få indsigt i, hvordan vi håndterer dine medlemsdata sikkert og ansvarligt.